Los problemas matrioshka

Leyendo un documento de trabajo me encontré una referencia a una norma industrial. No pude encontrar esa norma en el sistema de gestión documental de la empresa.

Así que abrí el navegador para descargarla de una web que conozco.

El navegador me avisa de que no puede verificar si la conexión es verdaderamente segura porque no tengo instalado un certificado raíz (lo tenía pero se borró al reinstalar el navegador hace unas semanas).

Podía decir "confirmar excepción de seguridad", como hace el 99% de los usuarios, aun sin saber con seguridad qué significa eso. Pero lo correcto es instalar el certificado.

Busco los certificados. Hace unos meses los descargué, pero hoy ya no están disponibles. Hay que instalar un programita que te los descarga.

Me instalo el programa. Me da la opción de instalar los certificados en el almacén general de Windows o en el específico de Firefox (que es el navegador que estoy usando).

No funciona la instalación en el almacén de Firefox. Así que tengo que instalarlos en el almacén de Windows y desde ahí exportarlos a archivos. En Firefox los importo desde esos archivos.

Por fin puedo acceder a la web y descargar la norma que quería.

Qué sucesión de problemas encadenados ¿verdad? Como las muñecas rusas (Matrioshkas - матрешка), que cada una tiene otra dentro, al ir a solucionar un problema te encuentras con otro adicional y acabas perdido en una espiral recursiva que te hace perder mucho tiempo y esfuerzo.

¿Qué solución hay para los problemas matrioshka?

Postdata: Me he esforzado por elegir la solución "segura". Pero cuanto más me informo, más veo que el modelo de certificados SSL es mucho menos seguro de lo que podría, debido a cómo se ha implementado. Hay 22 millones de certificados incorrectos y opiniones muy fundadas de que no tiene futuro.

Ilustración inspirada en las fotos de Cara Philips

Perfección

La fórmula de física F = m·a nos dice que si aplicamos fuerza (F) a un objeto, lo aceleramos (a). O sea, incrementamos su velocidad.

Si aplicamos fuerza sin parar ¿cuál es el límite? La velocidad de la luz. Cuando la velocidad de lo que estamos empujando se acerca a la de la luz, aparecen los efectos relativistas. La masa aumenta. Más fuerza desemboca en más velocidad, por lo tanto más masa. Y cada vez es más difícil acelerarlo. Cuanto más rápido va, más cuesta acelerarlo. De hecho, cuesta tanto que es imposible llegar a la velocidad de la luz. Haría falta una cantidad infinita de energía.

Puede resultar difícil de entender. Pero las facturas de la luz de los aceleradores de partículas lo demuestran. Como siempre, todo se puede traducir en euros.

La perfección en un trabajo es como la velocidad de la luz: cuanto más te acercas, más necesitas para acercarte otro poquito.

Puede que estés pensando en mejorar ese texto que has escrito. En dejar ese correo importante para poder responderlo mejor más tarde. En buscar más datos para refrendar mejor tus ideas. En buscar la presentación perfecta para esa exposición que vas a hacer ante el jefe de tu jefe.

Puede que estés intentando llegar a la velocidad de la luz. Puede que no te merezca la pena ese aporte extra de tu energía y de tu tiempo para conseguir esa mejora.

Posiblemente sea mejor enviarlo ahora como está. Piensa si la energía extra que vas a gastar te merece la pena. Piensa en la factura de la luz que tienes que pagar.

Nota 1: En realidad es más correcto: F = dp/dt. Como p = m·v, cuando m es constante la podemos sacar de la derivada y tenemos F = m·dv/dt = m·a

Nota 2: Si la masa es mayor que cero. Hay cosas que pueden viajar más rápido que la luz.

Nota 3: "La masa aumenta" es una formulación demasiado sencilla. En este foro lo explican (¡ojo! tiene fórmulas). Aquí también.

Nota 4: Piensa también en lo que tienes que pagar si no consigues el nivel de perfección esperado. Por ejemplo, si lanzas un cohete con satélites y se te cae en el Oceáno Índico.

Sumideros de información

Una de las principales razones de trabajar en empresas o en grupos es que se comparte información. A menos que seas un genio muy por encima del nivel de los demás, tu trabajo dará mejor resultado en un grupo.

El todo es mayor que la suma de las partes: cada uno aporta información al grupo. Gracias a la información que yo te doy, tú puedes hacer mejor tu trabajo. Aprendes algo nuevo. A mí no se me olvida por el hecho de contarlo, así que la cantidad de conocimientos en conjunto que tenemos aumenta. El grupo es más sabio, y en conjunto se hacen las cosas mejor. Hemos creado riqueza.

Pero todavía existen muchos compañeros "sumideros de información". Te piden datos e información para realizar su trabajo. Pero de ellos no sale nada. Parece como si por el hecho de contar algo lo van a olvidar. No son conscientes de que el flujo de información nos ayuda a todos. Se olvidan de que si ocultan información, nos quitan a los demás las ganas de compartir con ellos. ¿Para qué te voy a contar algo si luego no me cuentas tú nada?

Aunque sea por egoísmo, transmite información. Así los demás también te contarán cosas.

Menos vacaciones, menos pérdidas de tiempo

Die Bundeskanzlerin dice que los españoles deberíamos tener menos vacaciones. Parece que somos un país de jolgorio, siesta y vagancia. Nuestra productividad es de las más bajas de Europa.

Diagnóstico correcto, pero se equivoca con la receta. He trabajado en un proyecto europeo con una docena de empresas durante dos años, y ahí el problema para encontrar una fecha de reunión no eran las vacaciones españolas. Todos teníamos más o menos la misma cantidad de vacaciones. Pero en días diferentes. Programar una reunión era una locura: ¿el lunes 5? No, en Holanda es fiesta. ¿El mares 6? No, es en Alemania. ¿El miércoles 7? Es día de descanso en Francia. ¿El jueves 8? Es puente en España. ¿El viernes? No, que queremos volver pronto a casa. Una semana perdida.

Nuestro problema no es que tenemos muchas vacaciones. Es que aprovechamos poco los días de trabajo que tenemos ¿cuántas conversaciones hay en los pasillos en las que se pone verde a los jefes y se arregla el mundo? ¿cuántas reuniones con muchos asistentes que no hacen avanzar el trabajo? ¿cuántos puestos de trabajo con tareas que no aportan valor añadido? ¿cuántos están haciendo trabajos duplicados porque nadie ha parado a pensar cómo eliminar lo innecesario? ¿cuántos se dedican a justificar su trabajo con papeles, normas, reuniones innecesarias, en vez de aspirar a ser superfluo? ¿cuántos están leyendo esto en horas de trabajo?

Ese es nuestro problema. Todas esas horas de trabajo son sueldos que se están pagando. Son costes que se acumulan en los productos que se venden. Y que en realidad no aportan mucho valor.

Ahí es donde hay que actuar. Aprovechar bien lo que tenemos.

Noventa y nueve libros, noventa y nueve normas

Me hablaron de una persona que tenía esta norma: tenía noventa y nueve libros en casa. Si compraba uno, tenía que tirar otro a la basura.

Soy de los que creen que un libro, por malo que sea, no hay que tirarlo a la basura. Pero como costumbre para mantener el orden con casi todas las demás cosas, me parece muy buena. Siempre que llevas algo nuevo, tira algo viejo.

¿Y si aplicáramos este principio a las normas en nuestra empresa? Máximo noventa y nueve normas. Si se crea una norma o procedimiento nuevo, se busca alguno antiguo que se deba tirar a la basura. Uno que, aunque esté en vigor, ya no se use.

Así la cantidad de normas que tendríamos sería manejable. No podríamos decir "tenemos tantas que no conocía esta". Nos esforzaríamos por tener sólo las necesarias. Las cuidaríamos más.

Seríamos más productivos.

No había más remedio

• No había más remedio que convocar una huelga, porque si no nos privatizan.
• No había más remedio que hacer una chapuza, porque el cliente quería tenerlo pronto
• No había más remedio que hacerlo a mi manera, porque como lo propones tú no funcionaría
• No había más remedio que retrasarlo, aunque prometimos entregarlo a tiempo
• No había más remedio que gastar más, porque con el presupuesto acordado no se podía hacer
• No había más remedio que...
• No había más remedio que...
• No había más remedio que...

Cuando decimos que no había más remedio, estamos pensando que había algo externo a nosotros y más fuerte que nos obligó a actuar así. Es cómodo, porque nos exime de responsabilidad. Yo quería, pero eso más fuerte que yo me obligó a hacerlo de otra manera. Y a la vez nos estamos disculpando; reconocemos que no se debía haber hecho, que estaba mal, pero... no había más remedio.

¿De verdad no había más remedio? ¿No será que en realidad no se te ocurrió ninguna manera de conseguirlo? Es incómodo reconocer eso. Lo cómodo es echarle la culpa a algo externo.

Preséntate en cinco segundos

En una reunión con mucha gente siempre hay alguien que no se conoce. Por eso se hace una breve ronda de presentación.

Tienes cinco segundos para presentarte. Dices tu nombre, y a continuación, de todo lo que podrías decir sobre ti ¿qué escoges?

• en qué departamento trabajas
• qué hace tu departamento
• quién es tu jefe
• de quién de los que está en la reunión eres compañero
• qué normas te dan autoridad
• tu relación con otras áreas
• por qué departamentos has pasado
• qué sabes hacer
• qué estás haciendo en tu trabajo últimamente
• qué deberías estar haciendo si los procedimientos se cumpliesen
• qué te gusta hacer
• qué has hecho hasta que llegaste aquí
• por qué vas a ser útil a todos los que te escuchan
• ...

Tú ¿qué responderías? ¿Cuál de esos datos indica tu verdadero valor?

¿Cuándo acaba una reunión?

¿Cuando se deja de tratar el tema de la reunión y se pasa a salvar la empresa y el mundo?

¿Cuando todos se levantan porque ya están aburridos?

¿Cuando todos se van porque empieza otra?

¿Cuando llega la hora programada, independientemente de si se han alcanzado los objetivos propuestos?

¿Cuando se ha llegado a una decisión?

¿Cuando el organizador manda el acta a todos?

¿Cuando todos han cumplido con las tareas decididas?

Gracias a Seth Godin por la inspiración.

Cuando lo que quiero oir es... ruido

Hay veces que necesito aislarme, no quiero escuchar a mis compañeros tratar sus problemas, sino centrarme en los míos. Esas veces pienso "¿no habrá un generador de ruido, un archivo con sólo ruido codificado en mp3, algo que me permita concentrarme?"

Todas las preguntas que empiezan con "¿Hay en internet...?" tienen un "sí" como respuesta. La respuesta a la mía está en whitenoise.fm. Y para los más frikis, su página hermana te permite escuchar el kernel de Linux leído por un sintetizador de voz. Aunque no creo que sea la mejor manera de aprender C.

Ahora que lo pienso, sería lo mismo sintonizando mi radio en una frecuencia libre... Pero ¿para qué hacer algo sencillo, cuando se puede hacer complicado?

Todo se reduce a un número

Si has leído a Douglas Adams, sabrás que la respuesta a ¿cuál es el sentido de la vida, del universo y de todo? es 42. Sí, cuarenta y dos. Todo se reduce a un número. (Si no has leído a Douglas Adamas, deberías. Yo me reí mucho).

Cuanto más complejo es un proyecto, más difícil es de abarcar mentalmente. Los jefes acaban pidiendo resúmenes con unos pocos números. Ingresos: 12. Costes: 10. Margen bruto: 2. Horas de trabajo: 58. Productividad: 0,21.

Te puede deprimir que todos tus esfuerzos, trabajo, dedicación, detalles que sólo tu puedes ver... acaben resumidos en un número: Ingresos, 12.

Como yo soy de los que ven la botella medio llena, prefiero darme cuenta de que cada uno de esos esfuerzos, trabajo, dedicación, detalles... por pequeños que sean, contribuyen (poquito, sí, pero todo suma) a un resultado final que se resume en un número. Y si no contribuyen, es que no dan valor y no debemos fijarnos en ellos. De todo esto ya he hablado antes.

Ese detalle en el que estás trabajando ¿suma o resta en ese número-resumen?

Motivación

Dicen que una manera de conseguir motivación para emprender grandes obras es dar pequeños pasitos y observar los resultados.

En mi caso, llevo el control de los emails del trabajo al empezar y al acabar. Como podréis observar, he tenido un poco de agobio las últimas dos semanas, pero empecé a controlarlo. Y gracias a que lo veo todos los días, me he sentido motivado para seguir reduciendo mi bandeja de entrada.

Y sí, el 1 de enero estaba en cero emails. No creía yo que iba a subir tan rápidamente.